Înainte să pornești în vacanța binemeritată sau să iei o pauză pentru a te relaxa, e esențial să-ți setezi mesajele automate de răspuns, cele de tip Out-of-Office (OOO). Așa te asiguri că te poți bucura de timpul liber cu cei dragi, fără întreruperi constante. E un pas mic, dar cu un impact mare asupra echilibrului viață-muncă!
Un mesaj OOO este o replică automată prin e-mail care îi anunță pe colegi sau pe clienți că ești absent. Ar trebui să includă detalii despre data ta de revenire și instrucțiuni clare pentru urgențe.
Setarea mesajului OOO poate aduce beneficii enorme sănătății tale mintale. Faptul că nu verifici inbox-ul și știi că ai colegi care te acoperă temporar îți poate oferi odihna de care corpul și mintea ta au nevoie – exact asta fiind scopul concediului anual! Așadar, nu uita de acest pas esențial înainte de a pleca în concediu sau de a te bucura de zile libere.
În acest articol, vom discuta următoarele:
Ce este un mesaj Out-of-Office (OOO)?
Un mesaj automat OOO este un salvator digital, asigurându-te că rețeaua ta profesională știe că ești temporar indisponibil. Acest e-mail automatizat oferă detalii esențiale despre absența ta, inclusiv informații de contact alternative și data estimată a revenirii.
În acest articol, vom explora o varietate de exemple profesionale de mesaje OOO, adaptate pentru diferite motive pentru care ești plecat de la muncă. Fie că ești bolnav, participi la o conferință sau pur și simplu îți iei o pauză binemeritată, aceste exemple te vor ajuta să menții o impresie pozitivă și să asigure un flux de lucru lin cât timp ești plecat. E un detaliu important pentru orice tip de angajări.
Ce ar trebui să incluzi în mesajul tău Out-of-Office?
Elementele de bază ale unui e-mail OOO includ durata absenței tale, data la care vei putea răspunde, instrucțiuni utile și detalii de contact pentru asistență imediată sau chestiuni urgente.
Un mesaj de răspuns automat bun poate fi redactat profesional. Totuși, nu trebuie să fie mereu plictisitor! E-mailurile out-of-office sunt o modalitate bună de a-ți insera puțin din personalitatea ta la job sau o oportunitate de a-ți promova serviciile. Și, fără îndoială, tuturor ne place să primim și mesaje automate creative!
Importanța setării mesajelor Out-of-Office
Comunicarea eficientă este cheia unei operațiuni fluide în orice afacere. În mediul de business alert de astăzi, un mesaj OOO asigură că proiectele și sarcinile tale progresează chiar și atunci când ești plecat, astfel încât să te poți deconecta cu adevărat.
Când setezi un mesaj OOO, îți anunți contactele despre absența ta și le oferi asigurarea că altcineva va continua să lucreze la proiecte. Acest lucru este crucial pentru o bună colaborare la birou.
Mesajul tău out-of-office ar trebui să specifice clar:
- Durata absenței tale: specifică datele în care vei lipsi și când te vei întoarce la birou.
- Când să se aștepte la un răspuns: furnizează detaliile de contact ale colegului tău care te va ajuta să progresezi cu sarcinile sau proiectele.
- Contactul de urgență: dacă este necesar, furnizează numărul tău de mobil pentru situații de urgență.
Nu uita, setarea unui mesaj OOO este o dovadă de politețe profesională, indiferent de poziția ta sau de durata absenței. Când urmezi aceste ghiduri și utilizezi exemplele oferite în acest articol, poți menține o comunicare solidă cu colegii, clienții și părțile interesate chiar și atunci când ești plecat. E o bună practică pentru orice loc de muncă în București sau locuri de muncă în străinătate.
Cum să setezi un e-mail Out-of-Office
Crearea unui mesaj automat out-of-office (OOO) este un proces simplu și de obicei durează doar doi pași:
- Accesează setările e-mailului tău: Intră la "Automatic Replies" (Răspunsuri Automate) în Microsoft Outlook sau la "Settings" (Setări) în Gmail pentru a găsi "Vacation Responder" (Răspuns automat pentru vacanță) și începe configurarea. Dacă firma ta folosește alt furnizor de e-mail, ar trebui să verifici cu echipele IT sau HR dacă nu reușești să rezolvi singur.
- Compune mesajul: Redactează un mesaj OOO clar și concis folosind oricare dintre șabloanele creative de mai jos.
6 exemple creative de mesaje Out-of-Office pe care le poți folosi
Iată câteva exemple de mesaje OOO amuzante și interesante pentru diverse ocazii, pe care le poți folosi ca referință data viitoare când ești plecat de la muncă. Este important să reții că ar trebui să iei în considerare cultura companiei și politicile de comunicare înainte de a seta orice tip de e-mail de răspuns automat.
1. Mesaj clasic de răspuns automat OOO: Dacă îți iei un concediu anual și lucrezi într-un mediu serios sau vrei să-ți menții profesionalismul cu colegii și clienții, nu poți da greș cu un mesaj clasic. Mesajul ar trebui să declare clar scopul răspunsului automat și să furnizeze un contact alternativ în cazul unor chestiuni urgente de muncă. Tonul general ar trebui să fie politicos și plăcut, și ar putea arăta cam așa:
”Bună,
Mulțumesc pentru e-mail. Sunt în concediu anual în perioada [DATA] - [DATA]. Vă rog să anticipați un răspuns întârziat din partea mea, deoarece nu voi verifica activ inbox-ul în această perioadă.
Dacă este o chestiune urgentă, vă rog il/o să contactați pe colegul/a meu la [coleg@companie.com].
Toate cele bune!”
2. Curiozități amuzante (Fun facts): Dacă vrei să schimbi puțin lucrurile, poți introduce câteva curiozități amuzante în e-mailurile tale out-of-office și să împărtășești informații interesante cu persoanele care te contactează. Aceste curiozități pot fi aleatorii sau subiecte care te interesează, dar e o idee mai bună să împărtășești informații relevante pentru cariera ta sau industria în care lucrezi.
”Bună,
Sunt plecat/ă de la birou și nu voi răspunde la e-mailuri până la revenirea mea, pe [DATA]. Așa că, iată câteva curiozități amuzante ca să te ții ocupat/ă:
- Petrecem 11 ore pe săptămână scriind e-mailuri la job.
- 61% dintre angajați sunt mai productivi atunci când codul vestimentar este mai lejer.
Dacă mesajul tău necesită un răspuns urgent, te rog să il / o contactezi pe colegul/ a meu/ mea la [coleg@companie.com]. Dacă solicitarea ta poate aștepta, atunci bucură-te de aceste curiozități amuzante și voi reveni la tine când voi putea.
O zi cu soare sa ai!”
3. Referințe din cultura pop: Nu ar trebui să te simți vinovat că îți iei timp liber pentru a viziona în exces serialul tău preferat sau pentru a juca un joc mult așteptat care tocmai a apărut; cu toții avem nevoie de o astfel de pauză din când în când. Dacă divertismentul este pasiunea ta, de ce să nu fii sincer în e-mailul tău out-of-office?
”Salut!
Momentan sunt plecat/ă de la birou, scufundându-mă într-un maraton de jocuri de 24 de ore. Dacă e-mailul tău este legat de muncă, te rog să reții că voi avea acces limitat la inbox-ul meu. Totuși, dacă vrei să te alături echipei mele de joc, inbox-ul meu este perfect accesibil!
Pentru orice urgență, poți să il / o contactezi pe colegul/ a meu/ mea la [coleg@companie.com]. Altfel, mă voi întoarce la realitate pe [data] și voi răspunde la e-mailul tău atunci!
Toate cele bune, [Numele tău]”
4. Inteligent și amuzant: Pentru a mai anima lucrurile, poți încerca să injectezi puțin umor în e-mailul tău out-of-office. Mesajele OOO amuzante îi vor face pe cei care îți trimit e-mailuri să râdă și s-ar putea chiar să le înseninezi ziua. Cu toate acestea, folosește acest lucru ca referință doar dacă lucrezi într-un mediu în care poți fi puțin mai "îndrăzneț".
”Salut din partea cealaltă!
Mulțumesc pentru acest e-mail. Îmi pare rău că acest răspuns automat ți-a dat o impresie falsă despre răspunsul meu prompt și entuziast. De fapt, sunt plecat/ă de la birou și mă voi întoarce abia pe [data]. Deși nu voi răspunde, am încredere că colegul meu ([coleg@companie.com]) te va ajuta cât timp sunt plecat/ă. Pentru urgențe, din păcate, sunt încă disponibil/ă.
Toate cele bune, [Numele tău].”
5. Informațional sau promoțional Dacă ai ceva de promovat, un loc bun pentru a insera informația este în e-mailul tău out-of-office. Poți oferi oamenilor o privire asupra noilor rapoarte publicate sau a evenimentelor viitoare în mesajele tale de răspuns automat. Poți folosi, de asemenea, mesajul tău OOO pentru a crește vizibilitatea prezenței tale personale sau a organizației pe rețelele sociale.
”Bună,
Mulțumesc pentru e-mail. Sunt plecat/ă de la birou în perioada [DATA] - [DATA]. Pentru chestiuni urgente, te rog să contactezi colegul meu la [coleg@companie.com]. Fii la curent cu cele mai recente rapoarte ale noastre, pe care le poți găsi pe site-ul nostru pentru lectură și distribuire. Dacă te interesează serviciile si dorești să colaborezi cu noi, te rog să accesezi aici, iar pentru întrebări sau alte informatii poti să trimiți un formular de solicitare.
Până mă întorc la birou, iată linkurile către rețelele mele sociale: [LINK FACEBOOK][LINKEDIN LINK]
Toate cele bune, [Numele tău]”
6. Generare de lead-uri Poți folosi, de asemenea, mesajele tale out-of-office ca o modalitate de generare de lead-uri și de a direcționa oamenii către o pagină relevantă de produs, servicii sau materiale descărcabile. Acest tip de e-mailuri out-of-office sunt perfecte dacă lucrezi în roluri de client-facing. Asigură-te că incluzi URL-uri clickabile în mesajul tău OOO pentru a-ți oferi oportunități de afaceri.
”Bună,
Mulțumesc pentru e-mail. Momentan sunt plecat/ă de la birou, cu acces limitat la e-mail. Mă voi întoarce pe [DATA] și voi încerca să-ți răspund la e-mail cât mai curând posibil. Dacă mesajul tău este urgent, te rog să contactezi colegul meu la [coleg@companie.com] care te va putea ajuta.
Între timp, ai văzut noul nostru raport? Oferă o mulțime de informații utile despre [ce este vorba în raport]. Îl poți accesa aici [Link URL către raport].
Toate cele bune, [Numele tău]”
Ce să eviți sau să nu incluzi în mesajul tău Out-of-Office?
Pentru a te reîncărca cu adevărat, evită să le spui colegilor că vei verifica e-mailul. Când răspunzi la mesajele și e-mailurile lor, creezi o așteptare care te împiedică să te deconectezi complet atunci când ești în concediu anual.
Când ești în concediu, timpul tău personal este exact asta – personal. Evită să oferi prea multe detalii despre motivele absenței tale în mesajele out-of-office; nu există niciun motiv ca alte persoane să știe ce faci în afara muncă. A spune că ești în călătorie în mesajul tău OOO ar putea fi văzut ca o "laudă discretă" pentru cineva care economisește pentru o vacanță de vis.
Un simplu "Sunt în concediu anual" este suficient și ajută la menținerea unei limite clare între viața ta profesională și cea personală. Acest lucru este important pentru echilibrul viață-muncă.
Îți este greu să-ți iei liber de la muncă?
Dacă simți că nu reușești să ai timp pentru tine în concediu, pentru că te tot sună colegii pentru ajutor, poate că este timpul să iei în considerare o schimbare de job spre unul care îți permite cu adevărat să iei o pauză atunci când e nevoie.
Conecteaza-te cu consultantii specializati Randstad Romania, si te putem ajuta să găsești un angajator care nu numai că îți apreciază abilitățile și capabilitățile, dar îți oferă și zile de concediu fără întreruperi pentru a te deconecta mental de la muncă.
Descoperă oportunități de carieră unde abilitățile tale sunt valorizate, iar timpul tău liber este cu adevărat al tău. Găsește o cultură organizațională care îți respectă nevoia de relaxare și de pauze mentale.