”Nu lăsa pe mâine ce poți face azi”, probabil unul dintre cele mai actuale și relevante proverbe. Dacă, în loc să ne ocupăm de sarcinile care ne revin, ne lăsăm copleșiți de amânare, ne pierdem concentrarea și ne predăm unui proces de multitasking la fel de ambițios pe cât de ineficient, iar în final nu vom face altceva decât să pierdem timpul.
Timpul pe care nu îl alocăm corect pentru muncă, îl furăm, de fapt, și de la relaxare, de la creșterea noastră personală dincolo de programul de lucru, de la familia noastră, de la viața noastră. De aceea, o gestionare defectuoasă a timpului este vinovată de intrarea într-o spirală de stres, anxietate și disconfort la locul de muncă, care poate avea consecințe nefaste, inclusiv pentru angajat în viața lui personală.
Cu cât mai devreme vom conștientiza importanța gestionării și planificării sarcinilor, cu atât mai mult vom avea de câștigat, atât din punct de vedere al timpului, cât și a calității vieții.
ce este managementul timpului?
Puține elemente sunt la fel de greu de gestionat și, în același timp, decisive pentru productivitate și finalizarea cu succes a proiectelor, precum este timpul. Prin managementul timpului la locul de muncă înțelegem organizarea sarcinilor în așa fel încât să fim cât mai eficienți posibil în orele alocate, dar și alocarea unui interval de timp adecvat dificultății fiecărei sarcini.
Cu alte cuvinte, dacă ne preocupă modul de gestionare a timpului, primul lucru pe care trebuie să îl abordăm este cantitatea de ore de care va avea nevoie o anumită sarcină, pentru a o executa ulterior în cel mai eficient mod posibil, datorită diverselor tehnici de management al timpului.
beneficiile managementului timpului
Avantajele unei bune organizări, din punct de vedere al timpului, se resimt în mai multe direcții. Iată câteva dintre punctele forte:
- Productivitate și eficiență crescută: Cu cât optimizăm mai mult timpul de care dispunem, dedicându-ne cu atenție și profunzime sarcinilor alocate, vom descoperi că timpul ne oferă mult mai mult decât ne-am fi putut imagina. Deși este ușor și obișnuit să cedăm distragerii atenției, extinzând concentrarea pe mai multe puncte în loc de a ne contrage atenția către obiectiv, beneficiile acestei focalizări sunt enorme.
- Obiective atinse cu o calitate mai bună: Când ne pierdem în sarcinile noastre, când intervine acea idee că avem "timp din belșug", cedăm inevitabil amânării și dispersiei. Această atitudine este responsabilă pentru livrarea unor activități care nu ating nivelul solicitat. Sau care își îndeplinesc scopul, dar cu o calitate mediocră, departe de excelența pe care orice angajat ar trebui să o urmărească în performanța sa.
- Un prestigiu profesional mai mare: Cei care ies învingători din lupta cu timpul și își livrează sarcinile la termenul stabilit, fără scuze pentru un alt termen depășit, câștigă în cele din urmă încrederea superiorilor. Ei sunt sinonimi cu eficiența, profesionalismul și responsabilitatea care implică gestionarea timpului în favoarea lor.
- Satisfacție personală: Deoarece stăpânirea managementului timpului își are recompensele sale, cum ar fi mai mult timp pentru sine și pentru cultivarea altor aspecte ale vieții care, la rândul lor, pot duce la creșterea noastră personală și profesională. De exemplu, o gestionare eficientă a timpului care permite disponibilitatea câtorva ore libere la sfârșitul zilei face posibilă participarea la un eveniment social în care să te distrezi.
tehnici de management al timpului
Cu toții avem dorința de a face lucrurile cât mai eficient posibil, dar ca în toate, fără o metodă clară, această atitudine rămâne o declarație de intenții. Să vedem câteva dintre cele mai utilizate metode de organizare eficientă a timpului:
metoda pomodoro.
Clasicul printre clasicii managementului timpului. Funcționare simplă, dar eficientă: 25 de minute de concentrare deplină și cinci de pauză. Numele său provine de la acel cronometru de bucătărie în formă de roșie (pomodoro, în italiană).
tehnica "slice".
Cine ar mânca o pizza întreagă fără să o taie în felii? Ei bine, ceva similar se întâmplă cu volumul de muncă: dacă nu este împărțit în părți, devine imposibil de abordat și, ceea ce este mai rău, generează o scădere a motivației care se traduce prin dispersie și scădere a productivității.
legumele mai întâi, desertul mai târziu.
Unii folosesc denumirea de "eat the frog", adică a te apuca mai întâi de ceea ce ți se pare mai greu, de acea sarcină care implică nu doar ieșirea din zona de confort, ci și un efort suplimentar, chiar dacă îți generează ceva nervozitate, teamă, îndoieli... Ei bine, odată ce ai abordat această mică provocare a zilei, totul ți se va părea din ce în ce mai ușor. Motivația ta va crește și, prin urmare, și productivitatea ta.
sfaturi pentru managementul timpului și planificarea sarcinilor.
A fi conștienți de importanța administrării eficiente a timpului este legat de o planificare corectă a sarcinilor. Anticiparea timpului pe care îl va necesita fiecare este, de asemenea, o parte fundamentală a acestei gestionări a timpului, precum și prioritatea pe care o necesită fiecare.
De fapt, în ceea ce privește planificarea sarcinilor, există și tehnici pentru a obține o mai bună organizare a sarcinilor. De exemplu:
tehnica Eisenhower.
Inspirată din metodele de război ale fostului președinte al Statelor Unite cu un trecut militar vast, ajută la distingerea priorității sarcinilor fie importante și urgente, fie importante, dar nu urgente, urgente, dar nu importante și nici urgente, nici importante.
metoda Pareto.
Este o metodă prolixă și complexă care ar necesita un articol separat. Pe scurt, ne învață să alegem care dintre problemele care se prezintă în situația noastră de management să fie abordate mai întâi. Stabilește priorități de acțiune în procesele de luare a deciziilor complicate.
Gestionarea timpului este o abilitate esențială pentru succesul personal și profesional. Prin implementarea strategiilor și tehnicilor discutate în acest articol, îți poți optimiza productivitatea, reduce stresul și atinge obiectivele mai eficient.