16 trucuri pentru a scrie email-uri de efect

 

Comunicarea scrisă sta la baza proceselor desfășurate la locul de munca. Așadar, este crucial să știm să recunoaștem și să aplicăm anumite reguli, acestea fiind informații utile ce ne vor eficientiza email-urile.

Comunicarea scrisă sta la baza proceselor desfășurate la locul de munca. Așadar, este crucial să știm să recunoaștem și să aplicăm anumite reguli, acestea fiind informații utile ce ne vor eficientiza email-urile. În urma revoluției digitale, comunicarea scrisă - email, chat, diferite programe de manageriere a proiectelor - a devenit esențială în majoritatea spațiilor de lucru, fiind chiar preferată în locul interacțiunii verbale. Înțelegând caracteristicile comunicării scrise, ne putem îmbunatății atât relațiile cu colegii, cât și cele cu clienții.

elemente cheie în comunicarea scrisă la locul de muncă.

Comunicarea nonverbală, verbală și scrisă, joacă un rol important în viața profesională de zi cu zi și este foarte important să fie folosite cum și când trebuie. În timp ce e-mail-ul poate fi o modalitate optimă pentru a răspunde cererilor ce necesită informații clare, întrebările scurte  și de o importantă mai mică pot necesita un chat (în cazul în care compania dispune de un astfel de mijloc de comunicare). Dacă simțim că un subiect este de o natură mai sensibilă și nu poate fi discutat prin mesaje, sau știm că trebuie să vedem neapărat semnalele și reacțiile non-verbale ale persoanei în cauză, o discuție personală poate fi de ajutor. 

Desigur, nu există o formulă standard pentru rezolvarea problemelor ce apar în viața de zi cu zi, iar asta depinde foarte mult de cultura corporatistă a companiei, a locului de muncă și a personalității colegilor.

Unul dintre principalele beneficii ale comunicării prin email ar fi eficiența: documentării, recuperării, primirii și răspunsului - toate făcute în propriul ritm sau chiar procesate în același timp, ce ne oferă flexibilitate în muncă. Dar oare folosim aceste canale eficient? Pentru a ne transmite mesajul în forma corecta, trebuie să luăm în considerare câțiva factori: structura mesajului, structura conținutului, alegerea cuvintelor, aspectele stilistice (ex. Oficialitate-neoficialitate, persuasivitate-cooperare, amabilitate în esență-concizie în detaliu), și trebuie să acordăm atenție ortografiei.

 Precum restul interacțiunilor la locul de muncă, e-mail-urile ne afectează credibilitatea profesională, așa ca este important sa le folosim într-o manieră stilistică constientă, respectând munca și timpul colegilor și clienților noștri.

e-mail - unul dintre pilonii comunicării scrise.

Mai jos sunt câteva aspecte legate de conținut și structură pe care le putem folosi în comunicarea noastră scrisă la locul de muncă mult mai eficient în zilele noastre.

  • În relațiile profesionale din viața de zi cu zi, e bine să facem subiectul e-mail-ului cât mai clar: un subiect concis dar expresiv îți poate mări șansele ca cineva să îți deschidă mesajul și să rămână ușor de identificat și regăsit și după. Dacă este o urgență, îl putem marca, pentru a face înțeles faptul că este în interesul primitorului să ne deschidă mesajul, cât mai repede cu putință.
  • Ca o primă impresie, este important să acordăm atenție, după subiect, destinatarului: În cazul unui destinatar necunoscut, ar trebui să fim mai degrabă formali, în loc să fim prea încrezători, iar în cazul unui destinatar cunoscut, putem comunica scris ca înainte. Dacă nu ți minte să fi fost (acted upon or admired), caută în conversațiile vechi pentru a te asigura.
  • Poate părea evident că numele destinatarului este scris corect, însă de multe ori se întâmplă să fie scris greșit. Dacă trimitem mail-uri din mai multe ferestre și ne grăbim să răspundem, există riscul de a apărea erori accidentale. Durează câteva secunde să verificăm, însa acest lucru poate avea o influență fundamentală asupra atitudinii persoanei care va citi textul. A cunoaște numele bine este una dintre tehnicile de bază ale personalității și nu ar trebui sa ii subestimam importanța.
  • Textul email-ului ar trebui să aibă un caracter informativ, concis și să conțină toata informația necesară, dar cu grija de a nu iți face mesajul prea “transparent” în comunicarea nonverbala. Arătându-te deschis la opiniile celorlalți, poți perfecționa stilul mesajului tău, lucru ce face ca acesta să sune mult mai politicos și cordial. În schimb, poate avea efecte de lungă durată în relația profesional cu destinatarul și, desigur, în progresul proiectului. Desigur, este totodată important să nu încarcăm prea mult mesajul, să evitam repetițiile inutile, detaliile nepotrivite și metaforele și să nu ne subminam propria autoritate prin politețuri exagerate.
  • Este în propriul nostru interes să facem destinatarul să înțeleagă cât mai bine mesajul nostru: decât să avem un text lung, mai bine compunem un editorial transparent și bine structurat, ce va fi interpretat mai repede și va fi mai predispus primirii unui răspuns. Cu cât este mai ocupat destinatarul, cu atât este mai important ca noi să ne exprimăm în așa fel încât să le fie clar încă de la început la ce puncte din mesaj așteptăm un răspuns. A avea o structură ne poate lua nouă mai mult timp, însă ne va fi mai ușor, astfel, să obținem informațiile necesare continuării proiectului și putem de asemenea demonstra abilitatea noastra de organizare și manageriere a unui proiect.
  • Este bine să faci informațiile suplimentare despre conținutul mesajului cât mai ușor de accesat și urmărit: tabelele și documentele menționate în text pot fi atașate scrisorii (nu sa trebuiasca căutate link-uri de mult uitate într-un labirint de sisteme de foldere) și să fie menționate în conținutul mesajului. Acești pași, pe lângă că aduc un plus de comoditate destinatarului, ne pot salva și nouă din timp: dacă totul este clar, nu vom primi nici noi solicitări suplimentare pentru a lămuri anumite aspecte.
  • Pentru un mesaj mai lung, în funcție de context, poate fi de ajutor să sumarizăm ce este mai important, ce este de făcut în continuare și să clarificăm scopul mesajului. Spune-le dacă dorești un răspuns imediat, dacă ai nevoie de mai multe informații și, dacă este necesar, ofera-le un deadline pentru a răspunde - stabilind un termen limită, ajutăm destinatarul să prioritizeze mai bine sarcinile primite prin e-mail-uri.

Pe langă structura mail-urilor în sine, mai există câteva stiluri și aspecte legate de programare pe care ar trebui să le reți:

  • Mesajul nostru ar trebui construit astfel încât scopul principal să fie cel de înțelegere, crescându-ne în același timp credibilitatea profesională. Trebuie să încercăm să creăm o balanță între caracterul informativ și profesionalism, evitând să avem un stil prea exagerat. Dacă se întâmplă ca destinatarul să fie o persoană care nu se mulează prea bine pe subiect, încercând să abordezi mesajul într-o maniera ușor de înțeles pentru el sau ea s-ar putea să nu funcționeze dacă vorbești în jargoane. În cazul colegilor sau relațiilor profesionale de lungă durată, am putea alege un stil mai puțin formal de abordare, în cazul în care acesta se potrivește relației pe care o avem cu destinatarul.
  • Sincronizarea poate afecta de asemenea detectarea mesajului nostru: în funcție de relația profesională pe care o avem cu destinatarul, putem categoriza e-mail-urile în diferite categorii de urgență. Este o idee bună să prioritizăm procesarea e-mail-urilor de către supervizorul nostru direct sau indirect (chiar dacă programezi o sarcină pentru mai târziu). Cât despre cealaltă persoană, poate fi liniștitor să primească răspuns imediat, știind măcar că mesajul a ajuns la noi și va fi contactat în curând.
  • Corespondența în afara orelor de lucru este împărțită: pentru mulți, este mai profesional să rezolve problemele legate de muncă în timpul orelor de lucru, pe când alții sunt mai puțin sensibili, în special dacă lucrează într-un mediu mai agitat unde orele peste program nu le sunt străine. Trimițând mesaje în timpul programului, ne aflăm într-o zonă sigură. Un alt aspect important este probabilitatea de a atinge scopul, găsind destinatarul la momentul oportun. Anumite mesaje sunt mai probabile să primească răspuns trimițându-le la începutul săptămânii decât vineri seară, spre exemplu - încearcă să te gândești și să ajustezi programul destinatarului și orele de lucru.
  • Putem privi e-mail-urile ca o carte de vizita digitală: există situații în care un răspuns imediat este foarte important, dar încercăm să facem ca mesajele normale să fie cat mai reprezentative obiectivelor noastre. Trebuie să citiți textul înainte să îl trimiteți și să vă asigurați că nu are greșeli de scriere sau conține informații eronate sau inutile. Dacă vă setați o semnătură automată, ar trebui schimbată din când în când, ca parte din identitatea corporației în care lucrezi, precum logo-ul, cartea de vizită sau website-ul.
  • Pentru a-ți îmbunătăți abilitățile de comunicare scrisă pe termen lung, ar trebui să recitești e-mail-ul, după cateva zile după ce l-ai trimis și să-l privești din perspectiva destinatarului. În timp ce îl scrii sub presiune este dificil să îți dai seama de greșelile făcute, dar recitindu-l peste câteva zile ești mai puțin implicat emoțional și poți trage concluziile bune.

cateva sfaturi pentru redactarea e-mail-urilor în altă limbă.

În zilele noastre, la multe locuri de muncă, trebuie să ne ridicăm la nivelul echipelor internaționale, așa că este o necesitate să ținem legătura cu colegii străini, zilnic dacă este posibil. Când trimiți un e-mail într-o limbă straină, o cultură diferită și un stil diferit, sărbătorile naționale și fusul orar trebuie luate în considerare.

  • Acordă mare atenție formei de adresare, formulelor de politețe și aplica-le în concordanță cu limba folosită. Există multe forumuri online care se ocupă cu criteriile formale internaționale, așa că asigură-te că te documentezi cu privire la contextul din limba respectivă pentru a te asigura ca te exprimi cum trebuie.
  • Dacă nu cunoaștem nivelul lingvistic al interlocutorului, vom evita abrevierile, expresiile prea sofisticate și argourile. În aceste cazuri, ar trebui să ai grijă când folosești umorul (spre exemplu, evită glumele “îndrăznețe” și folosește în schimb emoticoanele), în așa fel încât să evităm neînțelegerile.
  • Acordă o deosebită atenție corectitudinii gramaticale și folosește mai rar, structuri gramaticale complexe sau expresii. Dacă scopul nostru este să ne demonstrăm competența lingvistică și credibilitatea profesională, ar trebui să le folosim corect.
  • Nu uita să scrii numerele, datele și titlurile corect și să le scri în limba dorită.

Află mai multe despre lumea muncii pe pagina de Cariere Randstad!